Intranets: para qué sirven las comunidades de empresa (Última parte)

POR SERGIO VENTURA Y GERARDO CALDERON*

29-04-2010 Buenos Aires Económico

Hay cientos de ejemplos de aplicaciones puntuales. La clave es generar sitios con contenidos útiles, a medida, que impulsen a participar en el espacio virtual.

Una buena idea es sugerir algún tipo de recompensa, que no tiene por qué ser algo costoso. Muchas veces, el sólo hecho de destacar en el mismo sitio la participación de un integrante, o enviar al hijo de un empleado un diploma de “Hijo destacado de la empresa”, es suficiente para obtener una gran participación del personal.

¿La gente pierde mucho tiempo navegando? No necesariamente. Algunas empresas, por política propia o necesidades de su actividad, no permiten a sus empleados navegar dentro del horario de oficina o en su puesto de trabajo (por ejemplo, el cajero de un banco). El espacio virtual debe generar el suficiente interés y beneficio a sus usuarios como para que los ayude a optimizar su tarea diaria y, al mismo tiempo, también ingresen en él durante las horas de esparcimiento personal o familiar. Por ejemplo, con la propuesta de la distribución de útiles escolares, muchos empleados encontraron en el sitio una excusa para sentarse con sus hijos frente a la compu y compartir juegos, al mismo tiempo que ganaban beneficios concretos para su vida familiar.

Estos sitios tienen un sector de administración que permite monitorear la participación del personal, y eliminar los contenidos indeseados. Desde un backoffice o bien recibiendo un mail en una casilla creada para cada acción, los responsables de RR.HH. pueden evaluar lo que pasa en el sitio y plantear las correcciones necesarias. De todas formas, como los usuarios participan con su nombre y apellido, las intervenciones normalmente son adecuadas.

También se puede optar por un servicio externo de moderación de contenidos.
De acuerdo con el proyecto, la infraestructura y las políticas de seguridad de la empresa se definirán si el hosting se realiza en los servidores de la compañía o en otros externos, bajo estándares de seguridad para aplicaciones de este tipo.

Por otro lado, los sistemas validan a los usuarios según la base de datos de la empresa, lo que asegura un uso restringido sólo a los colaboradores que figuran allí.

Todo lo que hace al micrositio debe realizarse a medida, con un estilo de redacción y de diseño acorde con la cultura de cada compañía.

Es importante considerar las edades de los empleados y sus características generacionales, su nivel sociocultural y las herramientas tecnológicas con que cuenta la empresa.

Por último, es fundamental el compromiso de la Gerencia de RR.HH. y su equipo para que los sitios de comunidad de empresa sean exitosos. Una forma de lograrlo es impulsar la bidireccionalidad, sumando colaboradores, para generarles un sentido de pertenencia en relación con el proyecto.

(*) Calderon es Director General y responsable del área de Endomarketing de Kaizen Eventos.