Intranets: ¿para qué sirven las “comunidades de empresa”? (primera parte)
28-04-2010
Desde hace algunos años la “Jefatura de Recursos Humanos” se fue convirtiendo en “Dirección”, asumiendo un rol estratégico como aliado de la Dirección General. Ese cambio de lugar no fue sencillo, y hubo que generar muchas acciones para que fuera percibido por los empleados. En ese proceso los medios de comunicación internos resultaron fundamentales, y las carteleras, los newsletters, los envíos por mail y las acciones de “marketing de guerrilla” se fueron complementando con la generación de intranets o micrositios. Hoy se han convertido en herramientas útiles para una gran variedad de propósitos.
Las intranets o “sitios de comunidad de empresa” son un conjunto de servicios basados en la Web, accesibles desde los puestos de trabajo de una red local o cualquier máquina conectada a Internet, pero sólo por los empleados y colaboradores de la empresa.
La Gerencia de RR.HH. puede, a través de este canal, enviar información y contenidos a la computadora de todos los empleados de una organización, llegando a cada uno de sus públicos con un mensaje rápido y efectivo; obviando, entre otras, las barreras geográficas que tienen muchas empresas con oficinas en todo el país o el mundo, y recibiendo feedback de cualquier acción encarada, a nivel nacional o regional.
Estos sitios brindan posibilidades casi ilimitadas a la Gerencia de RR.HH. Desde reemplazar al viejo y a veces muy efectivo Buzón de Sugerencias, hasta unir a los miles de empleados de una organización en un encuentro virtual global.
Pueden resolver las necesidades de difusión de información laboral y de capacitación, y también ayudar a motivar al personal, mejorar el clima organizacional y proveer beneficios, creando un clima de comunidad que contenga a todos.
La gran diferencia –y ventaja– es la bidireccionalidad. La intranet permite comunicar y retroalimentarse de opiniones de los colaboradores de todos los estratos de la empresa. Se puede ser selectivo o masivo. Y todo se puede medir en tiempo real. Por eso se está convirtiendo rápidamente en el medio de comunicación por excelencia para el endomarketing, por ejemplo. Cualquier plan de RR.HH. hoy debería contar con el apoyo de una plataforma web, si busca una implementación efectiva.
Sólo por nombrar algunos ejemplos, pueden utilizarse para:
• Motivación preencuentros: antes de la fiesta de fin de año u otro festejo, se puede enviar información sobre el encuentro, facilitar que los empleados voten algunos aspectos (tipo de música, de comida, espacio físico donde se realizará), generar beneficios adicionales (como permitir la impresión de cupones de descuento en peluquerías o para comprar ropa, y lookearse para la fiesta) y, lo más importante, colaborar para que el personal empiece a estrechar lazos, a conocerse mejor, e incluso combinar para ir y volver juntos de la fiesta.
• Distribución de elementos escolares: antes, los empleados recibían un paquete cerrado de productos, que podían serle útiles o no. En la intranet pueden acceder a un catálogo para elegir lo que deseen, y además –en el mismo espacio web– realizar una serie de actividades con sus hijos propuestas por la empresa. De esta forma se mejora el beneficio básico (entrega de útiles escolares) permitiendo la elección de los productos, y también se crea un vínculo directo entre la empresa y los hijos de su personal en un espacio de diversión, que pueden compartir con los chicos de la comunidad de empleados de la empresa.
• Sitios de divulgación cultural: permite generar espacios virtuales para que el personal vuelque y comparta conocimientos, talentos y habilidades. Tomando como punto de partida el Bicentenario, se podría convocar a un historiador reconocido para que los empleados participen, compartan lo que saben y debatan temas.
• Motivación de fuerza de ventas externa: cuando la compañía tiene una gran fuerza de venta independiente, como la que realiza la venta puerta a puerta, se puede armar un micrositio con material de capacitación.
*Calderón es Director general y responsable del área de Endomarketing
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